Politique de confidentialité de Pharmia

Dernière mise à jour : 2026-05-19

À propos de cette révision. Il s'agit d'une révision substantielle de notre politique de confidentialité antérieure. Elle modifie la façon dont nous décrivons le fondement du traitement des renseignements de santé, qui en est responsable, le fonctionnement du traitement automatisé et les durées de conservation des renseignements. Si vous étiez inscrit sous une version antérieure de cette politique, certaines finalités nouvellement décrites — en particulier la conservation des conversations de collecte d'information à des fins d'assurance qualité et d'évaluation (voir la section 6) — exigent un nouveau consentement et ne reposent pas sur un consentement que vous auriez pu donner auparavant. Votre pharmacie obtiendra ce consentement auprès de vous.

1. Introduction et portée

Pharmia est un service de collecte d'information auprès des patients assisté par intelligence artificielle, utilisé par les pharmacies communautaires du Québec. Il est exploité par Bento Studio Inc. (« Bento Studio », « Pharmia », « nous »).

2. Notre rôle : un fournisseur de services pour votre pharmacie

Votre relation est, avant tout, avec la pharmacie que vous consultez.

La pharmacie est l'entreprise responsable des renseignements. La pharmacie — et le pharmacien responsable de vos soins — décide des raisons pour lesquelles vos renseignements sont recueillis et de la manière dont ils sont utilisés, et détient votre dossier de patient en vertu de la Loi sur la pharmacie et des règles de l'Ordre des pharmaciens du Québec. La pharmacie est l'organisation légalement responsable de ce dossier.
Pharmia est le mandataire. Bento Studio, qui exploite Pharmia, agit comme fournisseur de services (un mandataire) pour la pharmacie. Pharmia traite vos renseignements uniquement selon les instructions documentées de la pharmacie, et nous ne décidons pas, de notre propre chef, des raisons d'utilisation de vos renseignements — sauf pour la finalité d'évaluation et d'assurance qualité ayant fait l'objet d'un consentement distinct, décrite à la section 6, à l'égard de laquelle Pharmia agit comme l'entreprise responsable en son propre nom et non comme mandataire de la pharmacie.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale peut également s'appliquer à certains traitements en parallèle avec le régime québécois, et lorsqu'elle s'applique, les mentions du « régime fédéral » dans la présente politique visent cette loi.

Qui, chez Pharmia, peut accéder à vos renseignements. Les renseignements de collecte d'information et de santé ne sont accessibles au sein de Pharmia que sur la base du strict besoin de savoir. Le personnel de Pharmia qui peut y accéder le fait uniquement pour exploiter, soutenir, évaluer et dépanner le service, et est lié par des engagements de confidentialité. Lorsque Pharmia recourt à d'autres fournisseurs de services (des sous-traitants) pour offrir le service, ces fournisseurs sont liés par des contrats écrits qui les obligent à protéger les renseignements et à ne les traiter que selon les instructions reçues, les mêmes obligations leur étant transmises. Comme les conversations de collecte d'information identifiables sont conservées à des fins d'assurance qualité et d'évaluation (section 6), la présente divulgation vous permet de savoir qui peut lire une conversation de collecte d'information.

Mesures de sécurité. Pharmia applique des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements qu'elle traite — en particulier les renseignements de santé. Ces mesures comprennent le chiffrement des renseignements personnels en transit et au repos, des contrôles d'accès qui font respecter le principe du strict besoin de savoir décrit ci-dessus, ainsi que la base de stockage au Canada pour le stockage principal des renseignements des patients décrite à la section 7.

3. Personne responsable de la protection des renseignements personnels et façon de nous joindre

La personne désignée par Pharmia comme responsable de la protection des renseignements personnels est :

Mohammed Larbi Turki, chef de la direction, Bento Studio Inc.
Courriel : privacy@pharmia.com

4. Renseignements que nous traitons

Par l'entremise de la pharmacie, Pharmia traite les catégories de renseignements suivantes :

Renseignements de collecte d'information et de santé — les symptômes, antécédents de santé, médicaments et détails connexes que vous décrivez lors d'une conversation de collecte d'information, ainsi que tout renseignement que votre pharmacie fournit pour soutenir cette conversation. Il s'agit de renseignements personnels sensibles.
Renseignements de compte et d'identité — les renseignements servant à vous identifier et à associer une collecte d'information au bon patient et à la bonne pharmacie, comme votre nom et vos coordonnées.
Renseignements relatifs à l'appareil et à l'utilisation — les renseignements techniques recueillis automatiquement lorsque vous utilisez Pharmia, comme le type d'appareil et de navigateur, la localisation générale déduite des renseignements de réseau, et les journaux d'interaction. La section 13 décrit cette catégorie en détail.
Enregistrements audio — lorsqu'une collecte d'information est menée par la voix, l'audio de cette conversation et sa transcription.
Résultats produits par l'IA — la préanalyse structurée que Pharmia produit à partir d'une conversation de collecte d'information, aux fins d'examen par le pharmacien (voir la section 6).

5. Pourquoi nous traitons les renseignements et sur quel fondement

Pharmia traite vos renseignements afin que la pharmacie puisse effectuer une collecte d'information efficace, préparer une préanalyse clinique destinée au pharmacien, gérer votre interaction avec le service, et maintenir et sécuriser le service.

Les renseignements de santé sont traités sur la base de votre consentement exprès. Les renseignements de santé sont des renseignements personnels sensibles. En raison de cette sensibilité accrue, ils ne sont traités que sur la base de votre consentement exprès, éclairé, spécifique et granulaire.

« Granulaire » signifie que votre consentement au traitement des renseignements de santé est présenté comme une demande distincte et autonome — il n'est pas regroupé avec votre acceptation des conditions d'utilisation, avec le consentement relatif aux renseignements non liés à la santé, ni avec le consentement aux témoins non essentiels décrit à la section 13. Chaque consentement à des renseignements sensibles est autonome.
C'est la pharmacie qui obtient ce consentement auprès de vous. À titre de fournisseur de services de la pharmacie, Pharmia ne sollicite ni ne détient elle-même votre consentement; la présente politique décrit le consentement que vous donnez à la pharmacie et la norme que ce consentement doit respecter. La seule exception est le consentement distinct à l'évaluation et à l'assurance qualité décrit à la section 6 : bien qu'il vous soit présenté lors de la collecte d'information aux côtés du consentement à la collecte, il s'agit d'un consentement à une finalité à l'égard de laquelle Pharmia — et non la pharmacie — est l'entreprise responsable.
Nous ne nous fondons pas sur un « consentement implicite » et nous n'invoquons pas d'« intérêt légitime » comme fondement du traitement des renseignements de santé.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Vous pouvez retirer votre consentement en communiquant avec votre pharmacie ou avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Pharmia (section 11). Le retrait n'annule pas le traitement déjà effectué licitement, mais il met fin au traitement ultérieur. Pour être clairs sur ce que le retrait fait et ne fait pas :

Il met fin au traitement futur de vos renseignements pour les finalités dont vous vous êtes retiré.
Il met fin à la conservation distincte aux fins d'évaluation et d'assurance qualité — la copie d'assurance qualité identifiable de votre conversation décrite à la section 6 et à la ligne a) de la section 9 — de sorte qu'aucune autre copie d'assurance qualité n'est conservée et que le traitement à cette fin cesse.
Il ne détruit pas le dossier de consultation clinique. Le dossier de consultation clinique décrit à la ligne b) de la section 9 demeure assujetti à l'obligation professionnelle de tenue de dossier de votre pharmacien, laquelle exige toujours que ce dossier soit conservé pendant la période fixée par le droit québécois de la pharmacie et les règles de l'Ordre des pharmaciens. Le retrait n'entraîne pas la destruction de votre dossier de santé; ce dossier continue de courir selon l'horloge professionnelle de tenue de dossier de la ligne b) de la section 9.

Renseignements déjà transmis à un sous-traitant. Avant qu'un retrait ne soit effectué, certains renseignements de collecte d'information auront déjà été transmis à un fournisseur de services (sous-traitant) — en particulier le modèle de langage d'IA et l'infrastructure d'inférence qui soutiennent la conversation de collecte d'information. Le retrait met fin à toute transmission ultérieure, mais il n'a pas, à lui seul, pour effet de purger instantanément les renseignements déjà détenus dans les systèmes d'un sous-traitant. Les renseignements déjà transmis sont traités conformément aux conditions contractuelles de ce sous-traitant, et leur suppression est demandée au sous-traitant lorsque les conditions de celui-ci permettent une telle demande. Les modalités précises — ce que chaque sous-traitant conserve, pour combien de temps, et les options de suppression disponibles — sont encadrées par l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée décrite à la section 7.

6. Traitement automatisé et intelligence artificielle

Pharmia utilise l'intelligence artificielle pour mener votre collecte d'information et préparer une préanalyse destinée à votre pharmacien.

Comment cela fonctionne. Un modèle de langage d'IA mène avec vous une entrevue structurée, vous interrogeant sur vos symptômes et le contexte de santé pertinent, et produit une préanalyse écrite. Les renseignements pris en compte par le modèle comprennent les symptômes que vous rapportez, leur durée et leur gravité, vos antécédents de santé et vos médicaments actuels; les facteurs qui pèsent dans la production de la préanalyse comprennent la gravité rapportée des symptômes, la durée de ceux-ci, et les indicateurs d'urgence ou les symptômes d'alarme.

Pour l'avis médical complet qui régit ce traitement automatisé, y compris l'exclusion des urgences, voir la section 4 des conditions d'utilisation.

Comment le processus est conçu. La préanalyse est un document de travail destiné au pharmacien. Le processus prévu est le suivant : l'intelligence artificielle de Pharmia mène la collecte d'information et produit la préanalyse, le pharmacien examine ensuite cette préanalyse, et le pharmacien est la personne qui exerce le jugement clinique et qui prend la décision clinique au sujet de vos soins. Dans les faits, la décision clinique au sujet de vos soins est prise par le pharmacien; elle n'est pas prise par le seul traitement automatisé de Pharmia.

Quelle que soit la qualification juridique de ce processus, vous disposez des droits de transparence décrits ci-dessous. Cette description de la conception du processus ne prive ni ne limite aucun recours que vous pourriez avoir directement contre Pharmia pour un préjudice causé par la faute propre de Pharmia, y compris un résultat d'IA défectueux. Elle décrit la manière dont le service est censé fonctionner; elle ne constitue pas une affirmation selon laquelle Pharmia ne serait pas responsable de ses propres erreurs.

Vos droits relatifs au traitement automatisé. Vous avez le droit de :

être informé que le traitement automatisé de Pharmia est utilisé lors de votre collecte d'information, tel qu'il est décrit dans la présente section;
obtenir, sur demande, les renseignements personnels utilisés pour produire la préanalyse dans votre cas ainsi que les principaux facteurs qui ont mené à cette préanalyse dans votre cas — la description générale ci-dessus énonce les catégories de renseignements et les types de facteurs en cause, et ce droit vous permet de demander cette information telle qu'elle s'applique à votre propre collecte d'information;
présenter des observations au sujet de la préanalyse;
obtenir qu'une personne — votre pharmacien — révise la question, ce droit étant exerçable sur votre demande et distinct de la révision clinique courante que le pharmacien effectue déjà; et
faire rectifier tout renseignement personnel utilisé dans le traitement automatisé qui serait inexact (ce droit se rattache au droit général de rectification de la section 11).

Vous exercez ces droits relatifs au traitement automatisé de la même manière que les autres droits prévus à la section 11 — en communiquant directement avec votre pharmacie, ou avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Pharmia, qui transmet la demande à la pharmacie; la révision humaine est effectuée par votre pharmacien.

Utilisation de l'information de collecte aux fins d'évaluation et d'assurance qualité. Nous tenons à être clairs et explicites à ce sujet :

Entraînement et ajustement des modèles d'IA. Les renseignements de santé identifiables des patients ne sont pas utilisés pour entraîner ou ajuster les modèles d'IA de Pharmia. Seules des données dépersonnalisées ou anonymisées et agrégées peuvent l'être. Tout entraînement ou ajustement à partir de renseignements de santé identifiables exigerait un consentement exprès distinct, qui n'est pas actuellement sollicité.
Évaluation, assurance qualité et dépannage. Les conversations de collecte d'information identifiables sont conservées, pour une période bornée, afin que Pharmia puisse effectuer une révision humaine et un diagnostic de la qualité du service — surveiller, tracer et évaluer les collectes d'information et diagnostiquer des problèmes. Il s'agit d'une finalité d'assurance qualité et non d'une finalité d'entraînement de modèle : les transcriptions identifiables conservées à des fins d'assurance qualité ne sont pas une donnée d'entrée d'un processus d'entraînement ou d'ajustement de modèle, et l'exception relative à l'entraînement énoncée immédiatement ci-dessus n'est pas affectée par cette conservation. Il s'agit d'une finalité distincte et nommée, dotée de son propre fondement de consentement : la conservation des conversations identifiables à des fins d'évaluation et d'assurance qualité fait l'objet d'un consentement distinct — un consentement exprès qui lui est propre, dissociable, distinct du consentement à la collecte d'information décrit à la section 5, et qui n'y est ni regroupé ni rattaché. Pharmia est l'entreprise responsable de cette finalité; le consentement distinct vous est présenté lors de la collecte d'information, mais il s'agit d'un consentement à une finalité dont Pharmia, et non la pharmacie, est responsable. Sa durée de conservation est énoncée au tableau de la section 9. Il ne s'agit pas d'une « amélioration sur des données dépersonnalisées seulement » — cela vise des conversations identifiables, et nous le divulguons comme tel. Aux fins de cette évaluation, de cette assurance qualité, de ce débogage et de cette observabilité, la transcription identifiable conservée est accessible au personnel d'assurance qualité et d'ingénierie de Pharmia — lequel est lié par des engagements de confidentialité et n'est pas votre pharmacien traitant. Comme ce consentement est distinct du consentement à la collecte d'information, vous pouvez donner le consentement à la collecte et refuser celui-ci; si vous le faites, aucune copie d'assurance qualité identifiable de votre conversation n'est conservée à cette fin.

7. Lieu de traitement de vos renseignements

Vos renseignements personnels peuvent être traités à l'extérieur du Québec. Vos renseignements personnels, y compris les renseignements de santé que vous fournissez lors d'une collecte d'information, peuvent être communiqués à des fournisseurs de services situés à l'extérieur du Québec — que ce soit ailleurs au Canada ou à l'extérieur du Canada — et traités par eux. Vous en êtes informé afin que vous sachiez, avant de fournir vos renseignements, qu'ils peuvent sortir du Québec. Le reste de la présente section explique la base de stockage et le régime d'évaluation qui encadre toute communication de ce type.

Base canadienne. Par mesure de sécurité, le stockage principal des renseignements des patients se fait au Canada. Cette base de stockage au Canada est un fait de sécurité; elle est distincte de l'élément déclencheur de l'évaluation décrit ci-après, lequel repose sur la communication à l'extérieur du Québec et non sur la communication à l'extérieur du Canada.

Traitement à l'extérieur du Québec. Pour offrir le service, certains traitements peuvent être effectués par des fournisseurs de services situés à l'extérieur du Québec — que ce soit ailleurs au Canada ou à l'extérieur du Canada — en particulier le modèle de langage d'IA et l'infrastructure connexe qui soutiennent la conversation de collecte d'information. L'élément déclencheur de l'évaluation est toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, y compris une communication à un fournisseur de services situé ailleurs au Canada : lorsque des renseignements sont communiqués à un fournisseur de services à l'extérieur du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une évaluation du caractère adéquat de la protection dont bénéficieront les renseignements sont effectuées avant le transfert, et le transfert n'a lieu que lorsque cette évaluation le permet. La protection des renseignements transférés à l'extérieur du Québec est assurée en partie par le contrat écrit qui lie Pharmia au sous-traitant, lequel transmet les obligations de protection décrites à la section 2.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée pour les sous-traitants actuellement utilisés, et elle est révisée chaque fois qu'un sous-traitant change. Cette évaluation établit ce qui suit :

Catégories de sous-traitants participant au traitement à l'extérieur du Québec : des fournisseurs d'inférence par modèle de langage d'intelligence artificielle, qui soutiennent la conversation de collecte d'information et la préanalyse; un fournisseur de transcription vocale, qui transcrit les collectes d'information et les enregistrements vocaux; un fournisseur de synthèse vocale, qui génère la voix de l'assistant lors des collectes d'information téléphoniques; et un fournisseur d'acheminement de courriels, qui transmet les messages de service.
Pays où ce traitement peut avoir lieu : les États-Unis et le Royaume-Uni.
Fondement sur lequel le caractère adéquat de la protection est établi : chaque sous-traitant ne traite les renseignements qu'en vertu d'un contrat écrit de traitement des données qui transmet les obligations de protection et de confidentialité décrites à la section 2; les fournisseurs d'inférence d'intelligence artificielle sont configurés de sorte que les renseignements ne sont pas conservés une fois la requête traitée et ne sont pas utilisés pour entraîner leurs modèles; le fournisseur de transcription vocale ne conserve pas l'audio de la transcription en temps réel, et l'audio soumis pour transcription par lots est supprimé immédiatement une fois la transcription récupérée; le fournisseur de synthèse vocale traite les renseignements en vertu d'un contrat écrit de traitement des données comprenant des clauses contractuelles types; et l'évaluation soupèse la sensibilité des renseignements de santé, les finalités du traitement, ces mesures contractuelles et techniques, ainsi que le cadre juridique du pays concerné. Lorsque l'évaluation ne permet pas un transfert, celui-ci n'a pas lieu.

8. Anonymisation et dépersonnalisation

Ces deux termes ont des sens différents, et la présente politique les emploie de façon distincte.

Un renseignement dépersonnalisé est un renseignement dont les identifiants directs ont été retirés mais pour lequel il demeure raisonnablement possible de réidentifier la personne. Un renseignement dépersonnalisé demeure un renseignement personnel. Il demeure visé par la présente politique, soumis aux limites de conservation et soumis à vos droits. Comme les droits prévus à la section 11 — tels que l'accès et la rectification — supposent de repérer les renseignements qui vous concernent, ces droits sur un renseignement dépersonnalisé ne sont exerçables que dans la mesure où le renseignement dépersonnalisé peut encore être associé à vous; lorsqu'une copie dépersonnalisée ne peut plus être reliée à vous, elle ne peut plus faire l'objet d'une demande individuelle. Pharmia ne dépersonnalise pas de renseignements dans le but de faire échec à une demande d'exercice de vos droits en cours de traitement.
Un renseignement anonymisé est un renseignement qui a été irréversiblement modifié, selon les meilleures pratiques généralement reconnues, de sorte qu'il n'est plus raisonnablement prévisible, dans les circonstances, que la personne puisse être identifiée. L'anonymisation selon cette norme est réalisée au moyen d'un processus documenté : les critères et le processus appliqués — y compris l'analyse du risque de réidentification effectuée — sont consignés, comme l'exigent les règles applicables en matière d'anonymisation. Seul un renseignement anonymisé selon cette norme, par ce processus documenté, peut être conservé indéfiniment, et uniquement à des fins sérieuses et légitimes.

9. Conservation et destruction

Pharmia ne conserve vos renseignements que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles ils sont traités, ou aussi longtemps qu'une exigence légale en impose la conservation. Lorsque la finalité est accomplie et qu'aucune exigence légale ne s'applique, les renseignements sont détruits ou anonymisés.

Catégorie de renseignements	Durée ou critère de conservation	Justification
Renseignements de collecte d'information et de santé — les artefacts opérationnels de collecte d'information (la conversation de collecte brute, les notes de travail et les détails à l'appui) qui ne constituent pas le dossier de consultation clinique de niveau dossier de patient de la ligne b). Il s'agit de la copie opérationnelle de la conversation de collecte d'information détenue par Pharmia pour le compte de la pharmacie responsable; la ligne a) ci-dessous vise la copie d'assurance qualité propre à Pharmia de cette même conversation, sur une horloge distincte — voir la note après le tableau	Conservés pendant la durée du mandat de la pharmacie et aussi longtemps que la pharmacie en a besoin pour mener la collecte d'information, puis détruits ou anonymisés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires à cette fin opérationnelle; le dossier de consultation clinique qui constitue le dossier de patient ou en fait partie est régi plutôt par la ligne b)	La pharmacie, à titre de responsable, décide des raisons pour lesquelles ces artefacts opérationnels de collecte d'information sont conservés et pour combien de temps; Pharmia ne les conserve pas plus longtemps que l'instruction de la pharmacie l'exige. Le contenu qui s'élève au dossier de consultation clinique de niveau dossier de patient est conservé en vertu de la ligne b), dont l'horloge de conservation professionnelle n'est pas liée au mandat de la pharmacie. La fin de cette copie opérationnelle ne met pas fin à la copie d'assurance qualité propre à Pharmia de la même conversation, laquelle est régie par la ligne a)
Renseignements de compte et d'identité	Aussi longtemps que le patient est associé à une pharmacie participante qui utilise Pharmia, puis détruits ou anonymisés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires pour identifier le patient ou relier une collecte d'information	Nécessaires uniquement pour associer une collecte d'information au bon patient et à la bonne pharmacie
Renseignements relatifs à l'appareil et à l'utilisation	Conservés pour une période limitée à des fins de sécurité, de prévention de la fraude et d'exploitation du service, puis supprimés ou agrégés	Nécessaires pour exploiter et sécuriser le service; non nécessaires sous forme identifiable au-delà de cette période
Enregistrements audio	Conservés uniquement le temps nécessaire pour produire et vérifier la transcription et la préanalyse, puis supprimés; la transcription suit la ligne « renseignements de collecte d'information » ci-dessus	Nécessaires uniquement pour générer et confirmer le dossier de collecte d'information
Résultats produits par l'IA (préanalyse)	Conservés à titre d'élément du dossier de consultation clinique, sur le même fondement et pendant la même période que la ligne b)	Font partie du dossier que le pharmacien examine et sur lequel il s'appuie; ils suivent donc l'horloge de conservation du dossier clinique
a) Copie d'évaluation et d'assurance qualité, propre à Pharmia, des transcriptions de collecte d'information identifiables — la copie d'assurance qualité, du côté du mandataire, de la même conversation de collecte d'information visée, sous sa forme opérationnelle, par la ligne 1 : les mêmes renseignements sous-jacents, détenus par un gardien différent (Pharmia en son propre nom, et non pour le compte de la pharmacie) sur une horloge de conservation distincte — voir la note après le tableau	Conservée par Pharmia, sous forme identifiable, pendant 12 mois, puis supprimée. Pharmia minimise l'identifiabilité avant ce terme lorsque la finalité d'assurance qualité le permet — elle dépersonnalise une transcription dès que la forme identifiable n'est plus nécessaire — et, en tout état de cause, supprime la copie identifiable au plus tard à la fin des 12 mois. Si une transcription est plutôt anonymisée selon la norme de la section 8, alors, une fois anonymisée, elle ne constitue plus la copie d'assurance qualité identifiable, n'est plus utilisée à la finalité d'assurance qualité et est régie par la section 8; l'anonymisation n'est donc pas un moyen de conserver des transcriptions d'assurance qualité identifiables au-delà de la période de 12 mois	La conservation sous forme identifiable pour cette période bornée est nécessaire et proportionnée : tracer, évaluer et déboguer une collecte d'information à partir de la conversation réelle qui l'a produite exige la conversation sous sa forme identifiable, car la dépersonnalisation peut elle-même masquer le problème de qualité examiné (section 6). La conservation est limitée à ce que cette finalité exige et pas davantage; l'identifiabilité est minimisée dès qu'elle n'est plus nécessaire
b) Le dossier de consultation clinique (le dossier de consultation structuré, de niveau dossier de patient, sur lequel le pharmacien s'appuie et qui fait partie du dossier de patient ou le soutient)	Conservé par Pharmia pour le compte de la pharmacie responsable, en vertu de l'entente de traitement des renseignements, pendant la période que le pharmacien est professionnellement tenu de conserver le dossier de patient en vertu du droit québécois de la pharmacie et des règles de l'Ordre des pharmaciens — une période que la pharmacie responsable (le responsable) détermine, à titre de partie liée par cette obligation professionnelle. Cette obligation professionnelle de tenue de dossier ne prend pas fin lorsque la pharmacie cesse d'utiliser Pharmia. Pharmia conserve le dossier au moins aussi longtemps que la pharmacie responsable l'exige et ne le détruit pas sans l'instruction de la pharmacie. À titre de mesure de sauvegarde, si la pharmacie responsable devient injoignable ou ne donne aucune instruction de destruction, la conservation du dossier par Pharmia est bornée par la période maximale que les obligations professionnelles de tenue de dossier du pharmacien pourraient exiger; une fois cette période écoulée, Pharmia détruit ou anonymise le dossier sans attendre d'instruction supplémentaire, de sorte que la destruction ne dépend pas uniquement de l'action de la pharmacie. Ce stockage de dossier clinique à long horizon est détenu au sein de la base canadienne décrite à la section 7	La pharmacie, à titre de responsable, est liée par les règles professionnelles de tenue de dossier et détermine la période applicable; Pharmia conserve ce dossier pour le compte de la pharmacie en vertu de l'entente de traitement des renseignements et ne le conserve pas plus longtemps que l'instruction de la pharmacie l'exige — l'obligation est celle du pharmacien, et non une obligation propre à Pharmia

Une seule conversation de collecte d'information, plus d'une copie conservée. Votre conversation de collecte d'information unique n'est pas détenue en un seul endroit. La ligne 1 et la ligne a) décrivent la même conversation sous-jacente, détenue par deux gardiens sur deux horloges distinctes : la ligne 1 est la copie opérationnelle que Pharmia détient pour le compte de la pharmacie responsable — elle existe pour mener la collecte d'information et est détruite ou anonymisée lorsque la pharmacie n'en a plus besoin à cette fin opérationnelle; la ligne a) est la copie d'assurance qualité, propre à Pharmia, de cette même conversation — conservée par Pharmia en son propre nom pour la finalité bornée d'évaluation et d'assurance qualité de 12 mois décrite à la ligne a) et à la section 6. Il ne s'agit pas de catégories de renseignements différentes; il s'agit des mêmes renseignements, conservés deux fois, pour deux raisons différentes, sur deux horloges. La fin de la copie opérationnelle de la ligne 1 ne met pas fin à la copie d'assurance qualité de Pharmia de la ligne a), et la suppression de la copie d'assurance qualité de la ligne a) n'a aucune incidence sur la copie opérationnelle de la ligne 1. La ligne 1 et la ligne b) se concilient de la même manière : la ligne 1 vise les artefacts opérationnels de collecte d'information, tandis que le dossier de consultation clinique de niveau dossier de patient est régi exclusivement par la ligne b), sans chevauchement ni lacune entre les deux.

Si votre pharmacie cesse d'utiliser Pharmia. Lorsqu'une pharmacie met fin à son utilisation du service, les renseignements de patients que Pharmia détient pour cette pharmacie sont, sur instruction de la pharmacie, remis à la pharmacie ou détruits, sans frais pour la pharmacie, et Pharmia confirme la remise ou la destruction.

Si Pharmia est acquise, cesse ses activités ou devient insolvable. Les renseignements de santé des patients ne deviennent pas un actif librement cessible détaché de la pharmacie qui en est responsable. Si Pharmia est acquise, cesse ses activités ou devient insolvable, les renseignements sont remis aux pharmacies responsables ou détruits pour celles-ci, et Pharmia s'engage à exiger de tout successeur qu'il assume des obligations équivalentes à celles de la présente politique. Il s'agit de l'engagement propre de Pharmia de lier un successeur; il est traité séparément ici parce qu'il s'agit d'une situation distincte de celle d'une seule pharmacie qui met fin à son utilisation du service.

10. Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité survient, il est évalué au regard du seuil du risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des conséquences probables et de la probabilité d'une utilisation préjudiciable.

La chaîne de notification. À titre de fournisseur de services de la pharmacie, Pharmia avise sans délai la personne responsable de la pharmacie d'un incident de confidentialité, et en tout état de cause promptement après en avoir pris connaissance. Lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, la pharmacie, à titre de responsable, avise avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées — la même norme s'appliquant à chacune de ces notifications.

Les obligations propres de Pharmia. Pharmia ne réduit pas son rôle à « nous prévenons la pharmacie ». Pharmia maintient sa propre intervention en cas d'incident. Lorsqu'un incident de confidentialité survient dans les systèmes propres de Pharmia — par exemple ses environnements d'évaluation ou d'exploitation — Pharmia est elle-même une entreprise qui détient des renseignements personnels et qui a ses propres obligations légales : elle évalue l'incident, le consigne dans son propre registre — chaque inscription au registre est conservée pendant au moins cinq ans à compter de la date où Pharmia prend connaissance de l'incident — prend des mesures pour réduire le risque de préjudice et avise sans délai les pharmacies concernées. Lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux, Pharmia, à titre d'entreprise qui détient les renseignements, avise elle-même la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées — il s'agit d'une obligation propre à Pharmia, dont elle ne se libère pas en avisant la pharmacie. La pharmacie n'est pas la seule voie vers une autorité de réglementation.

Régime fédéral. Lorsque le régime fédéral des atteintes aux mesures de sécurité s'applique, un incident qui crée un risque réel de préjudice grave est aussi déclaré au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, les personnes concernées sont avisées, et un registre de l'incident est conservé pendant 24 mois suivant le jour où Pharmia constate que l'atteinte est survenue. Le seuil du « risque de préjudice sérieux » ci-dessus et le présent seuil du « risque réel de préjudice grave » sont deux normes juridiques distinctes relevant de deux régimes différents; chacune est appréciée selon ses propres modalités au regard d'un incident, de sorte qu'un incident peut atteindre l'un des seuils et non l'autre.

Lorsque le régime public des renseignements de santé s'applique. Dans la mesure où le déploiement de Pharmia la fait entrer dans le champ d'application de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, la chaîne de notification atteint en outre le ministre de la Santé et des Services sociaux. Ce volet ne s'applique que lorsque cette loi régit le déploiement.

11. Vos droits

Vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

Accès — obtenir une copie des renseignements personnels détenus à votre sujet ainsi que des renseignements à leur sujet.
Rectification et destruction — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, et exiger la destruction d'un renseignement personnel recueilli en contravention de la loi.
Retrait du consentement — retirer votre consentement au traitement de vos renseignements, tel qu'il est décrit à la section 5.
Portabilité — obtenir les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Ce droit vise les renseignements personnels que vous avez fournis au service ou qui ont été recueillis auprès de vous. Vos propres réponses lors de la collecte d'information et la transcription de la conversation sont des renseignements que vous avez fournis, et ils sont portables. Lorsqu'une collecte d'information a été menée par la voix et qu'un enregistrement audio de celle-ci existe encore, cet enregistrement est lui aussi un renseignement personnel que vous avez fourni et il est portable tant qu'il existe; comme l'expliquent la section 4 et la section 9, l'enregistrement audio est supprimé promptement après la vérification de la transcription, de sorte qu'une fois cette vérification effectuée, un enregistrement audio n'est généralement plus disponible pour être transféré. Ce droit ne s'étend pas aux renseignements que la plateforme a inférés ou générés et qui n'ont pas été recueillis auprès de vous, comme la préanalyse produite par l'IA — seuls ces renseignements inférés ou générés sont exclus. Le fait que la préanalyse produite par l'IA soit hors du champ du droit à la portabilité ne la place pas hors du champ du droit d'accès : elle demeure un renseignement personnel détenu à votre sujet et elle est assujettie au droit d'accès décrit à la puce « Accès » ci-dessus. La portabilité et l'accès sont des droits distincts.
Désindexation et cessation de la diffusion — exiger que cesse la diffusion de vos renseignements, ou que soit désindexé un hyperlien y donnant accès, lorsque les conditions de ce droit sont réunies. Pharmia ne publie ni n'indexe les renseignements de santé des patients; ce droit est divulgué parce qu'il vous appartient, et une demande visant à l'exercer est acheminée à votre pharmacie à titre de responsable.
Plainte — porter plainte au sujet du traitement de vos renseignements auprès de la Commission d'accès à l'information et, lorsque le régime fédéral s'applique, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Vous pouvez exercer l'un de ces droits en communiquant directement avec votre pharmacie, ou en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Pharmia (section 3). Lorsqu'une demande parvient à Pharmia, Pharmia la reçoit, y donne suite dans la mesure où elle le peut à titre de fournisseur de services, et la transmet à la pharmacie sans délai indu tout en aidant la pharmacie à y répondre.

Le délai dans lequel une demande reçoit réponse. Une demande d'accès ou de rectification de vos renseignements personnels reçoit réponse dans le délai prescrit par la loi — 30 jours suivant la demande en vertu du droit québécois. L'acheminement « sans délai indu » par Pharmia d'une demande qu'elle reçoit est distinct du délai légal de 30 jours et ne s'y substitue pas.

Si votre pharmacie ne peut plus être jointe. Si la pharmacie participante cesse d'exister ou perd son permis pendant la durée de son mandat, vous pouvez tout de même communiquer avec la personne responsable chez Pharmia, qui traitera les renseignements détenus par Pharmia à titre de fournisseur de services — y compris leur remise ou leur destruction et l'accès à ce que Pharmia détient. Le dossier de patient lui-même est transféré au gardien successeur des dossiers de pharmacie en vertu de la Loi sur la pharmacie et des règles de l'OPQ, et vous pouvez adresser les demandes liées au dossier à ce gardien successeur. La Commission d'accès à l'information est l'autorité compétente pour une plainte; elle n'est pas le gardien de votre dossier.

12. Mineurs et personnes inaptes à consentir

Un mineur de moins de 14 ans. Le consentement au traitement des renseignements du mineur est donné par le titulaire de l'autorité parentale (ou par le tuteur du mineur).
Un mineur de 14 ans ou plus. Suivant les règles québécoises sur le consentement aux soins, un mineur de 14 ans ou plus consent personnellement à ses propres soins, et les renseignements de santé liés à ces soins suivent la même règle — ils sont confidentiels à l'égard du parent. Pour cette raison, la présente politique n'énonce pas qu'un parent peut accéder aux renseignements d'un mineur de 14 ans ou plus : un compte détenu par un parent ne donne pas, à lui seul, au parent l'accès aux renseignements de santé d'un mineur de 14 ans ou plus.
Un adulte inapte à consentir. Le consentement est donné par la personne légalement autorisée à agir pour l'adulte — un tuteur, ou un mandataire agissant en vertu d'un mandat de protection, suivant les règles québécoises de protection des personnes inaptes telles que réformées en 2022.

13. Témoins et collecte automatique

Pharmia n'utilise aucune technologie de publicité, d'analyse d'audience ou de pistage. Nous ne créons pas de profils publicitaires et nous ne communiquons pas votre activité à des tiers à des fins de marketing.

Les seuls renseignements recueillis automatiquement sont ceux dont le service a besoin pour fonctionner de façon sécuritaire :

Strictement nécessaires — identifiants de session et jetons de sécurité qui chargent le service, vous gardent connecté et protègent contre la fraude et les abus. Le service ne peut pas fonctionner sans ces renseignements.
Exploitation et sécurité — type d'appareil et de navigateur, localisation générale déduite des renseignements de réseau, et journaux d'interaction et d'erreurs, utilisés pour exploiter le service, le maintenir sécuritaire et diagnostiquer des problèmes.

Comme Pharmia n'utilise que ces technologies strictement nécessaires, il n'existe aucun témoin non essentiel pour lequel demander votre consentement. Si nous venions à introduire des témoins non essentiels ou des technologies d'analyse, nous obtiendrions d'abord votre consentement — distinct de votre consentement au traitement des renseignements de santé (section 5) et de votre acceptation des conditions d'utilisation — et nous mettrions à jour la présente section avant de le faire.

14. Communications à des tiers et communications exigées par la loi

Pharmia peut être légalement contrainte de communiquer des renseignements de patients — par exemple en vertu d'une ordonnance d'un tribunal, d'une demande d'une autorité légalement habilitée, ou d'une enquête de l'Ordre des pharmaciens du Québec ou de la Régie de l'assurance maladie du Québec. Lorsque cela se produit :

Pharmia ne communique que les renseignements que la demande exige légalement;
Pharmia avise votre pharmacie de la demande lorsqu'elle est légalement en mesure de le faire.

Pharmia ne vend pas les renseignements des patients et ne les communique à aucune fin autre que la prestation du service ou le respect d'une obligation légale.

15. Modifications de la présente politique

La présente politique peut être révisée; la date de « dernière mise à jour » est modifiée, une révision substantielle est communiquée aux patients et aux pharmacies, votre pharmacie obtiendra tout nouveau consentement requis pour une finalité nouvellement divulguée, et la version en vigueur est celle publiée à la date indiquée en tête de la présente politique.

16. Langues

La présente politique est publiée en français et en anglais. Les deux versions font également foi, chacune étant un rendu fidèle de l'autre, et aucune n'est subordonnée à l'autre. Les deux versions sont publiées sur le site Web de Pharmia; vous pouvez obtenir la version dans l'autre langue directement sur le site Web, auprès de votre pharmacie ou en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Pharmia.