Politique de confidentialité

1. Introduction et portée

Bento Studio Inc. exploite Pharmia, un service de consultation, de recherche et de documentation. Cette politique couvre les renseignements des patients et des pharmaciens, y compris pendant les essais sans compte.

2. Notre rôle

Votre pharmacie est responsable de vos soins et de votre dossier de patient. Pharmia traite les renseignements pour ces services selon ses instructions.

Pharmia est directement responsable de la gestion des comptes, de l’évaluation et de l’amélioration du service, de la rétroaction et des enregistrements d’interface.

Le personnel autorisé peut accéder aux renseignements pour exploiter le service, assurer le soutien, diagnostiquer les problèmes et évaluer sa qualité. La section 6 précise l’accès aux traces.

3. Personne responsable et coordonnées

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Mohammed Larbi Turki, chef de la direction, Bento Studio Inc.

Pour une demande ou une plainte concernant vos renseignements, écrivez à privacy@pharmia.ca.

4. Renseignements recueillis

Pharmia recueille les renseignements fournis par vous ou votre pharmacie dans les formulaires, messages, documents et échanges vocaux. Elle recueille aussi certains renseignements automatiquement.

• Santé et consultation : symptômes, antécédents, médicaments, réponses, documents et renseignements utiles à la consultation. Ces renseignements sont sensibles.
• Compte et identité : nom, coordonnées et renseignements permettant de gérer votre accès et d’associer vos échanges à votre compte ou à votre pharmacie.
• Audio et transcription : enregistrements des échanges vocaux et leur transcription.
• Appareil et utilisation : renseignements sur le navigateur et l’appareil, renseignements de réseau, témoins de session, interactions et journaux d’erreurs.
• Résultats et rétroaction : préanalyses, notes et autres résultats produits par le service, ainsi que vos réponses aux sondages.

Les traces de diagnostic et d’assurance qualité peuvent comprendre des conversations et un lien au patient ou à la consultation. Les enregistrements d’interface suivent la section 13.1.

5. Finalités et consentement

Pharmia traite les renseignements pour soutenir les consultations, préparer les documents destinés au pharmacien, gérer les comptes, exploiter et sécuriser le service, diagnostiquer les problèmes et évaluer sa qualité.

La pharmacie recueille le consentement nécessaire au traitement clinique. Toute utilisation distincte de renseignements sensibles nécessite un consentement exprès, sauf lorsqu’une exception légale s’applique. Une demande de consentement doit préciser sa finalité et être distincte des autres renseignements lorsqu’elle est écrite.

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements en contactant votre pharmacie ou la personne responsable chez Pharmia. Les obligations légales de conservation restent applicables. La section 11 décrit les modalités de demande.

6. Intelligence artificielle, diagnostic et assurance qualité

L’IA produit une préanalyse ou un document destiné au pharmacien à partir des symptômes, antécédents, médicaments et autres renseignements de vos échanges. Le pharmacien reste responsable de l’évaluation clinique.

Vous pouvez demander les renseignements utilisés, les raisons, facteurs et paramètres du résultat, une rectification ou un examen humain. Contactez votre pharmacie ou la personne responsable chez Pharmia. Si une décision repose exclusivement sur un traitement automatisé, les droits applicables comprennent l’information sur cette décision et la possibilité de présenter vos observations à une personne capable de la réviser.

Pharmia utilise des traces de conversations pour diagnostiquer les erreurs et évaluer la qualité du service. Ces traces peuvent contenir des renseignements identifiables et rester liées au patient ou à la consultation. Le personnel autorisé d’assurance qualité et d’ingénierie peut les consulter à ces fins.

Cette utilisation distincte de renseignements sensibles nécessite un consentement exprès, sauf exception légale applicable. Cette politique ne recueille pas ce consentement. Contactez la personne responsable chez Pharmia pour toute demande. La section 9 précise la conservation.

Pharmia n’utilise pas les renseignements de santé identifiables pour entraîner ou ajuster ses propres modèles d’IA.

Pharmia ne vend pas vos renseignements personnels. Les renseignements cliniques des patients ne servent ni au marketing ni à la publicité.

7. Destinataires et lieu de traitement

Pharmia communique les renseignements nécessaires à votre pharmacie et aux prestataires qui soutiennent le service. Ces prestataires assurent l’hébergement, le traitement par IA, la transcription, la synthèse vocale, l’envoi de messages et le diagnostic du service.

Le stockage principal des renseignements des patients se fait au Québec. Certains renseignements, y compris des renseignements de santé, peuvent être traités hors Québec et hors Canada. La section 13.1 précise le lieu de conservation des extraits d’interface.

Pharmia active la rétention nulle pour les services d’inférence d’IA qui la prennent en charge. Pharmia exclut l’utilisation de vos données pour entraîner les modèles des fournisseurs. Le traitement temporaire et les exceptions limitées de sécurité ou prévues par la loi demeurent possibles.

8. Protection et anonymisation

Pharmia limite l’accès au personnel autorisé qui en a besoin pour ses fonctions et applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des renseignements. Pharmia chiffre les renseignements sensibles conservés et les échanges entre votre appareil et le service. Le personnel qui gère les renseignements et les prestataires concernés sont soumis aux obligations de confidentialité applicables.

Retirer les identifiants directs ne rend pas les renseignements anonymes; les règles de protection restent applicables. L’anonymisation exige une transformation irréversible qui empêche raisonnablement l’identification directe ou indirecte, selon la norme légale, les meilleures pratiques et les critères réglementaires. Des renseignements ainsi anonymisés peuvent servir à des fins sérieuses et légitimes.

9. Conservation et destruction

Les renseignements doivent être conservés pendant la durée nécessaire à leur finalité ou aux obligations légales, puis détruits ou anonymisés selon ces obligations.

• Échanges et documents de consultation : la durée dépend de leur utilité pour la pharmacie et de leur inclusion dans le dossier clinique.
• Dossiers cliniques et résultats associés : les instructions de la pharmacie et les obligations professionnelles de tenue de dossier déterminent la conservation. La fermeture d’un compte ou le retrait du consentement n’écarte pas ces obligations.
• Compte et identité : conservation liée à la gestion du compte, à l’association des consultations et aux obligations applicables.
• Audio : conservation liée à la production et à la vérification des transcriptions et documents, ou à une obligation applicable au dossier clinique.
• Traces de conversations identifiables utilisées pour le diagnostic et l’assurance qualité : la règle de Pharmia fixe un maximum de douze mois; une durée plus courte s’applique lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires.
• Appareil, utilisation et sondages : conservation limitée aux besoins d’exploitation, de sécurité et d’amélioration annoncés.
• Extraits d’interface : sept jours au maximum sans lien au compte; trente jours au maximum avec ce lien. Suppression plus tôt lorsque la finalité est accomplie.

Les demandes de suppression restent soumises aux obligations de conservation. Si votre pharmacie ferme ou devient injoignable, contactez la personne responsable chez Pharmia.

10. Incidents de confidentialité

Pharmia doit évaluer les incidents, réduire le risque de préjudice et tenir un registre. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, Pharmia doit aviser avec diligence les personnes et la Commission d’accès à l’information, sous réserve des exceptions légales. Les autres obligations de notification applicables restent en vigueur.

11. Vos droits et vos demandes

Selon les conditions prévues par la loi, vous pouvez :

• obtenir l’accès à vos renseignements et une copie;
• faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou demander la suppression d’un renseignement traité illégalement;
• retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication;
• obtenir les renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format structuré et couramment utilisé, sous réserve des difficultés pratiques sérieuses;
• demander la cessation d’une diffusion ou la désindexation d’un lien lorsque les conditions applicables sont réunies;
• présenter une plainte à la Commission d’accès à l’information et, lorsque le régime fédéral s’applique, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

La portabilité exclut les renseignements créés ou inférés par le service. Cette exclusion ne supprime pas votre droit d’accès à ces renseignements.

Écrivez à privacy@pharmia.ca ou à votre pharmacie. Précisez votre demande; votre identité peut être vérifiée. Pharmia traite les demandes concernant les renseignements dont elle est responsable et aide la pharmacie pour les autres.

La personne responsable doit répondre par écrit aux demandes d’accès ou de rectification avec diligence, au plus tard trente jours après réception. Vous pouvez demander de l’aide pour préciser votre demande ou comprendre un refus.

12. Mineurs et personnes incapables de consentir

L’âge, la capacité et les règles de soins déterminent qui peut consentir ou exercer les droits. Lorsqu’un représentant est requis, il doit être légalement autorisé. Un compte parental ne donne pas, à lui seul, accès aux renseignements de santé d’un mineur.

13. Témoins et collecte automatique

Pharmia utilise des témoins de session, des renseignements sur l’appareil et des journaux d’interaction pour exploiter et sécuriser le service, diagnostiquer les problèmes et améliorer son utilisation. Certains renseignements d’utilisation sont associés au compte ou à l’espace de travail.

13.1 Enregistrement de l’interface des pharmaciens

Pharmia prévoit l’enregistrement automatique d’extraits de l’interface et des interactions des pharmaciens, y compris pendant les essais sans compte. Lors de son utilisation, cet enregistrement sert à corriger les problèmes et à améliorer l’utilisation du service. Les contenus privés et cliniques restent masqués ou exclus. Pharmia conserve les extraits au Québec.

Par défaut, les extraits ne sont pas liés à votre compte. Le partage facultatif de données, dans vos préférences de confidentialité, permet de les associer à votre compte et à votre espace de travail. Il permet aussi de recueillir le texte public de l’interface. Vous pouvez retirer ce choix sans limiter votre accès au service. Cela n’arrête pas l’enregistrement sans lien au compte.

Pour demander l’arrêt de l’enregistrement, écrivez à support@pharmia.ca. Sans compte, la demande concerne le navigateur utilisé. Les sections 9 et 11 précisent la conservation et vos droits.

13.2 Sondages facultatifs

Pharmia peut proposer des sondages sur votre satisfaction et le service. Vos réponses peuvent être liées à votre compte et servent à améliorer le service. La participation est facultative; un refus ne limite pas votre accès. N’incluez pas de renseignements de santé dans vos réponses. Pour retirer votre consentement ou exercer vos droits, consultez la section 11.

14. Communications exigées par la loi

Pharmia peut devoir communiquer des renseignements à une autorité légalement habilitée. La communication doit rester limitée aux renseignements requis. Pharmia doit respecter les conditions légales applicables à toute autre communication.

15. Modifications de cette politique

Pharmia publie toute modification et diffuse l’avis correspondant aux personnes concernées. Pharmia ou la pharmacie doit recueillir tout nouveau consentement requis avant le traitement concerné.

16. Langues

Cette politique est disponible en français et en anglais. Vous pouvez demander l’une ou l’autre version à la personne responsable chez Pharmia. Cette politique ne limite pas les droits que les lois applicables vous accordent.